Was sind die Aufgaben einer Teamassistenz?

Die Rolle der Teamassistenz ist in vielen Unternehmen unverzichtbar, und doch kann kaum jemand die Aufgaben einer Teamassistenz genau erklären – oder besser gesagt, jeder würde sie anders beschreiben!

Der Grund dafür ist, dass die Aufgaben einer Teamassistenz sehr unterschiedlich sein können: Sie hängen nicht nur von der Branche ab, sondern auch von der spezifischen Ausrichtung und den Anforderungen des Unternehmens, der Größe des Unternehmens und der Rolle, die andere Personen in derselben Abteilung spielen.

In diesem Artikel erfährst du deshalb, welche Aufgaben eine Teamassistenz normalerweise übernimmt und auch welche branchenspezifischen Tätigkeiten auf dich zukommen können, sowie das Gehalt in diesem Beruf.

Aufgaben als Teamassistenz

Als Teamassistenz bist du das organisatorische Rückgrat eines Teams oder einer Abteilung. Deine Hauptaufgabe besteht darin, den Arbeitsalltag deiner Vorgesetzten und Kollegen zu erleichtern und dafür zu sorgen, dass der Büroalltag reibungslos abläuft. Hier sind die häufigsten Aufgaben einer Teamassistenz:

• Terminmanagement: Du koordinierst Meetings, verwaltest Kalender und sorgst dafür, dass alle Termine eingehalten werden. Viele denken, dass das eine leichte Aufgabe ist, aber es erfordert Zeit, Geduld, Flexibilität und Überzeugungskraft. Vor allem, wenn viele Kollegen ihre Termine verschieben müssen, um den einzigen verfügbaren Termin wahrzunehmen.
• Kommunikation: Du bist der erste Ansprechpartner für Anfragen per E-Mail, Telefon oder persönlich im Büro und sorgst dafür, dass die Informationen an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Auch sonstiger Schriftverkehr, wie zum Beispiel Rechnungen schreiben und verschicken, fällt in deinen Aufgabenbereich. 
• Büroorganisation: Von der Bestellung von Büromaterial bis hin zur Verwaltung der Post – du sorgst dafür, dass das Büro organisiert bleibt… Und bist dabei immer freundlich zu dem Kollegen, der sich beschwert, dass seine Lieblingsstifte nicht da sind oder das Obst im Büro nicht reif genug ist! Auch beliebt sind Diskussionen über die Papierdicke der Visitenkarte – Ein guter Umgang zwischen Kollegen ist für dich als Teamassistenz eine große Erleichterung!
• Unterstützung bei Projekten: Du hilfst bei der Vorbereitung von Präsentationen, erstellst Berichte und unterstützt das Team bei administrativen Aufgaben. 
• Reiseplanung: Du organisierst Geschäftsreisen, buchst Flüge und Hotels und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung. Und jeder, der schon einmal eine Reise organisiert hat, weiß, wie schwierig und stressig das sein kann!
• Dokumentenmanagement: Du verwaltest Dokumente, pflegst Datenbanken und kümmerst dich um die Ablage.

Je nach Unternehmen und Abteilung ist es möglich, dass du auch verschiedene Rechercheaufgaben übernimmst oder zusammen mit der Personalabteilung arbeitest, um zum Beispiel bei Personalsuche und -Betreuung zu unterstützen.

Spezielle Tätigkeiten in verschiedenen Branchen

Die Aufgaben einer Teamassistenz können je nach Branche unterschiedlich ausfallen. In spezialisierten Bereichen sind zusätzliche Kenntnisse gefragt, die den Job abwechslungsreich und herausfordernd machen.

Beispiel SHK-Unternehmen (Sanitär, Heizung, Klima): In handwerklichen Betrieben wie SHK-Unternehmen koordinierst du nicht nur Büroarbeiten, sondern auch die Einsatzplanung der Techniker. Du bist oft in den Ablauf der Serviceprozesse eingebunden und hast direkten Kontakt zu Kunden, um Termine zu vereinbaren oder Fragen zu klären.

Beispiel Immobilienbranche: In einem Immobilienunternehmen bist du als Teamassistenz für die Betreuung von Kundenanfragen, die Verwaltung von Objektunterlagen, die Koordination von Terminen und Besichtigungen sowie die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern verantwortlich. Du unterstützt bei der Erstellung von Angeboten, der Abrechnung erbrachter Leistungen und der Koordination von Dienstleistern. Diese Rolle erfordert vielseitige Fähigkeiten im administrativen und kundenorientierten Bereich sowie oft eine kaufmännische Ausbildung. Hier warten sehr gute Gehaltschancen und ein wirklich spannendes Arbeitsumfeld auf dich! Ein gutes Beispiel dafür ist die Diligencia Facility Solutions GmbH in Ottobrunn.

Egal in welcher Branche – die Anforderungen an eine Teamassistenz haben sich in den letzten Jahren verändert. Unternehmen suchen zunehmend Allrounder, die nicht nur im Büro fit sind, sondern sich auch schnell an branchenspezifische Gegebenheiten anpassen können. Aus diesem Grund wird der Job der Teamassistenz immer beliebter für Quereinsteiger, die Erfahrung aus einer bestimmten Branche mitbringen. Ein gutes Anschreiben für Quereinsteiger kann dir dabei helfen, dich auf eine solche Position zu bewerben.

Was verdient eine Teamassistenz?

Das Gehalt einer Teamassistenz variiert stark je nach Erfahrung, Region und Branche. Durchschnittlich liegt das Gehalt zwischen 3.320 und 4.180 Euro brutto im Monat, laut gehalt.de. In spezialisierten Branchen oder großen Unternehmen kann das Gehalt auch durchaus darüber hinausgehen. Für genauere Informationen zu Gehältern in bestimmten Branchen kannst du auch auf anderen Plattformen schauen oder dich über gut bezahlte Nebenjobs informieren, falls du deine Einkünfte zusätzlich aufbessern möchtest.

• Einsteiger: ca. 3.170 Euro brutto/Monat
• Erfahrene Teamassistenzen: ca.3.370 Euro brutto/Monat
• Spezialisierte Branchen (z. B. Immobilien, Finanzsektor): bis zu   3.960 Euro brutto/Monat und mehr

Quelle: gehalt.de

Die Gehaltsspannen hängen oft auch vom Bundesland, der Größe des Unternehmens ab sowie von der spezifischen Rolle, die du als Teamassistenz übernimmst.

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Die Anforderungen an eine Teamassistenz sind vielfältig, doch mit den richtigen Fähigkeiten kannst du in diesem Beruf glänzen. Wenn du auf der Suche nach einer neuen Herausforderung bist, ist WorkerHero die ideale Plattform für dich. Hier findest du eine Vielzahl an Jobangeboten in unterschiedlichen Branchen und kannst den Job finden, der perfekt zu deinen Fähigkeiten und Interessen passt.

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